O contador conduz a reunião de diagnóstico ao entender a atividade, o porte e os planos do empreendedor, explicar as opções de enquadramento e as obrigações de cada uma, listar documentos necessários e alinhar escopo e honorários por escrito, sem prometer economia de impostos.
Qual o objetivo dessa primeira reunião?
Quem quer abrir uma empresa geralmente chega com dúvidas misturadas: qual tipo de empresa, quanto vai pagar de imposto, quanto tempo demora. A reunião de diagnóstico serve para organizar essas dúvidas, entender o contexto real do cliente e mostrar como você trabalha.
Também é a hora de alinhar expectativas. O empreendedor precisa saber o que depende de você, o que depende dele e o que depende de órgãos públicos. Um bom diagnóstico evita retrabalho e conflitos depois, e ainda ajuda no onboarding de clientes novos.
Que perguntas fazer ao futuro cliente?
Prepare um roteiro para não esquecer nada importante:
- Qual atividade será exercida e onde, em casa, em ponto comercial ou online.
- Se haverá sócios, funcionários ou prestadores de serviço.
- Qual a previsão de faturamento, ainda que aproximada, e como ele pretende receber.
- Se vende produtos, serviços ou os dois, e se emite nota fiscal.
- Se já tem CNPJ, algum registro anterior ou pendência.
- Quais licenças a atividade pode exigir.
Como explicar as opções de enquadramento?
Cada porte e atividade tem possibilidades diferentes, como MEI, Simples Nacional, lucro presumido e outras, e há limites e vedações que mudam com a legislação. Explique em linguagem simples o que cada opção implica em obrigações, custos e limites, sem prometer que uma sai mais barata antes de fazer a análise.
Um material de apoio ajuda bastante. O texto como explicar MEI, Simples Nacional e lucro presumido ao cliente mostra caminhos para essa conversa. Informe que a escolha deve considerar a situação concreta do negócio.
Como organizar a reunião em passos?
- Envie previamente uma lista curta de perguntas para o cliente se preparar.
- Abra a reunião explicando o que será tratado e quanto tempo leva.
- Ouça primeiro e só depois apresente alternativas.
- Resuma o que entendeu e peça que o cliente confirme.
- Defina os próximos passos, prazos e documentos a enviar.
Como tratar escopo e honorários?
Fale de valores com transparência, mas só depois de entender o que será feito. Explique o que está incluído no serviço mensal e o que é cobrado à parte, como alterações contratuais ou abertura de filiais. Registre tudo em proposta ou contrato.
Evite prometer redução de impostos ou rapidez que dependa de terceiros. A promessa de resultado fere a confiança e pode contrariar o Código de Ética do contabilista. A estruturação do preço é tratada em criar planos de serviços e reajustar honorários.
Que documentos pedir ao empreendedor?
Depois do diagnóstico, informe quais documentos serão necessários e por quê. De modo geral, entram documentos pessoais dos sócios, comprovante de endereço, dados do local da atividade e informações sobre a atividade pretendida. As exigências variam conforme o município, o tipo de empresa e a atividade, então confirme sempre as regras locais.
Envie a lista por escrito, em linguagem simples, e combine um prazo. Se o cliente tiver dificuldade em reunir algo, ofereça ajuda em vez de cobrar. Documentos pessoais são dados sensíveis, então avise como serão guardados e para que serão usados.
Aproveite para alertar sobre licenças e alvarás que podem ser necessários, sem afirmar que o processo será rápido. Os prazos dependem de órgãos públicos e escapam do seu controle.
Quais erros evitar nessa reunião?
O primeiro erro é falar demais de impostos antes de entender o negócio. O cliente sai confuso e com a impressão de que você está empurrando um serviço. Pergunte primeiro, explique depois.
O segundo é usar jargão sem traduzir. Termos como pró-labore, DAS e fator de enquadramento podem assustar quem nunca teve empresa. Explique com exemplos genéricos e confirme se ficou claro.
O terceiro é fechar o escopo de forma vaga. Se o cliente acha que está incluído algo que você não faz, o conflito aparece no primeiro mês. Descreva o que entra, o que não entra e como pedir serviços extras.
Por fim, evite prometer resultado, como economia garantida ou abertura em data fixa. Prefira falar em estimativas condicionadas e registre as premissas na proposta. Para pensar a presença online que traz esse tipo de cliente, veja como conseguir clientes online.
O que fazer depois da reunião?
Envie um resumo por escrito no mesmo dia, com o que foi conversado, os documentos pedidos e os prazos combinados. Isso transmite organização e serve de registro caso surjam dúvidas.
Se o empreendedor ainda não está pronto para decidir, deixe a porta aberta, sem pressão. Um lembrete cordial depois de alguns dias costuma bastar. Guarde os dados com cuidado e use somente para o fim combinado.
Perguntas frequentes
A reunião de diagnóstico deve ser cobrada?
Depende da sua política. Alguns escritórios cobram, outros incluem na proposta. O importante é combinar antes.
Posso indicar o melhor regime tributário na primeira conversa?
É melhor apresentar as possibilidades e confirmar a escolha após analisar os dados do negócio.
Quanto tempo deve durar a reunião?
O suficiente para ouvir e orientar, em geral algo entre meia hora e uma hora, conforme a complexidade.
Preciso de contrato mesmo para um MEI?
É recomendável formalizar o escopo e o valor por escrito, qualquer que seja o porte do cliente.